Державне управління - словник термінів - І.В. Олійник 2014

Документообіг у системі державного управління

Документообіг у системі державного управління. Процес переміщення документів, що використовуються в службовій діяльності державних органів, починаючи з моменту створення або отримання до завершення їх використання з подальшою передачею на зберігання або знищення. Документообіг необхідний для зв'язку державних органів при здійсненні ними владно-управлінських функцій за допомогою офіційних інформаційних потоків. В основі документообігу лежить документування, що являє собою запис ділової інформації за встановленими формами. Первинним елементом документообігу є документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у фіксованому вигляді і призначений для тієї чи іншої управлінської дії в ході здійснення прийнятого рішення. Сукупність однорідних, взаємопов'язаних документів з певних питань утворює документацію. Організація документообігу будується на основі певних вимог: доцільності, оперативності, не суперечності, адресності тощо. Відповідно до адресата документи бувають: вхідні, вихідні, внутрішньо-службові. Згідно з ієрархією управлінської структури можна виокремити документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, державною органу, галузі державного управління, держави загалом. Порядок поводження з документацією визначається інструкцією з діловодства, яка в сучасних інструктивних документах і положеннях здебільшого є частиною регламентів діяльності відповідних державних органів.