Психологія управління в організації - М. Д. Прищак, О. Й. Лесько 2016

Розділ 2. Управління працею
Психологія праці менеджера
Вплив тайм-менеджменту на ефективність організації роботи. Організація часу

Епіграфом до аналізу питання організації часу можуть бути слова А. Лінкольна: «Якщо би у мене було дев’ять годин на те, щоб зрубати дерево, шість з них я би витратив на заточування сокири».

Для того, щоб організувати себе та успішно розпоряджатися своїм часом необхідно знати три речі:

✵ цілі, які ви хочете досягти в своєму особистому та професійному житті;

✵ як ви тепер витрачаєте свій час;

✵ шляхи самого ефективного розподілу часу для досягнення ваших цілей.

Зупинимось на аналізі цих питань.

Визначення цілей та пріоритетів

Здатність ставити перед собою чіткі цілі та планувати їх досягнення — головне уміння, притаманне людям, які досягли успіхів у всіх сферах життя. Це допомагає:

- сконцентрувати свої зусилля;

- внести ясність думки;

- визначити пріоритети;

- посилити мотивацію;

- покращити спілкування;

- надихнути себе на успіх.

Після визначення списку конкретних, реальних та досягаємих цілей, потрібно визначити шляхи до їх досягнення — визначити пріоритети. Як визначення конкретних цілей — єдиний спосіб забезпечити розумне використання вашого часу, так і розстановка пріоритетів — єдиний шлях, прямуючи яким ви можете продуктивно і ефективно працювати, наближаючи досягнення цих цілей.

Облік вашого часу

Вихідною точкою для організації часу є облік затраченого часу за допомогою письмової фіксації.

Шляхи найефективнішого розподілу часу для досягнення ваших цілей.

Так як предметом нашого аналізу є питання організації часу, надалі сконцентруємо свою увагу на проблемі «шляхів найефективнішого розподілу часу».

Якщо вам потрібно виконати роботу, яка потребує значних затрат часу, перед тим як приступити до її виконання, потрібно задати собі чотири запитання:

1. Чи потрібно це робити взагалі?

2. Чи повинен це робити я?

3. Чи можна роботу відкласти?

4. Чи винен я виконати її терміново?

Відмовитися? Делегувати? Відкласти? Робити? — обдумування цих чотирьох запитань, яке Девіс Льюїс називає — чотиристороннім підходом до організації часу — займе кілька миттєвостей, однак протягом року заощадить величезну кількість часу, енергії і зусиль, підвищить продуктивність та зменшить напруження.

1. Відмова від роботи

Дослідження показують, що деякі завдання, що потребують чимало часу, робляться швидше за звичкою, ніж у зв’язку з їх значущістю для продуктивності, ефективності чи прибутковості.

Наприклад, виявлено, що 80% внутрішньої документації у великих організаціях не мають або майже не мають ніякої реальної цінності. Тільки п’ята частина роботи управлінського персоналу над документацією, вносить вагомий внесок в успіх компанії, інші просто породжують

«зайнятість».

В законі 80/20 італійського економіста Вільфредо Паретто стосовно до часу менеджера сказано, що приблизно 80% часу менеджера витрачається на завдання, які приносять 20% його результатів, тоді як діяльність, що дає 80% його досягнень, займає тільки 20% часу.

Виходить, що 8 з 10 складових справ робочого дня менеджера — «злодії, що крадуть наш час».

Від яких справ ми можемо відмовитися? Для цього потрібно дати відповідь на два запитання.

✵ Чи сприяє виконання цього завдання досягненню однієї з моїх цілей? Якщо «так», тоді потрібно перейти до наступного запитання.

✵ Я є саме тією людиною, яка найкраще впорається з цією роботою?

2. Делегування

Нездатність делегувати повноваження — найбільша перешкода для ефективної роботи багатьох менеджерів і професіоналів. Дослідження показують, що в деяких компаніях 97% робочого дня менеджерів іде не на управління, а на виконання. Одне з досліджень показало, що половину всього часу менеджера займає робота, яку набагато ефективніше б виконали секретарі, а інші завдання, що займають 40% часу, потрібно було б передати колегам або підлеглим. Делегування дозволить вам витрачати час на те, що ви робите добре, і менше на те, що ви робите менш ефективно.

Питання делегування повноважень ми будемо розглядати окремо.

3. Затримка

Томас Джеферсон писав Джорджу Вашингтону: «Затримка краще помилки». Сьогодні до цих слів можна добавити «... і даремного витрачання часу».

Реальність така, що якщо занадто повільне просування вперед може призвести до втрати можливостей, то занадто швидке іноді може стати причиною прорахунків.

Потрібно розрізняти позитивну затримку і негативну, більш відому як відтягування.

Причини, які заставляють людей відтягувати виконання завдання:

✵ відтягування, викликане перфекціонізмом (прагненням до досконалості);

✵ відтягування, викликане ворожістю;

✵ відтягування, викликане «порушенням крайнього терміну».

Затримка продуктивна, коли:

✵ завдання з низьким пріоритетом відкладається на користь високопріоритетного завдання;

✵ ви емоційно збуджені;

✵ вам не вистачає вміння або інформації для якісного виконання завдання;

✵ ваш фізичний або розумовий стан робить продуктивну роботу неможливою.

4. Перехід до роботи

Усвідомивши важливість завдання і необхідність виконувати його самому, потрібно приступати до його виконання. При цьому не потрібно потрапити в пастку відтягування. Як зробити, щоб не потрапити в пастку відтягування та ефективно виконати завдання першочергової важливості? Для цього Девід Льюіс рекомендує оволодіти 10 навиками.

1. Самодисципліна.

2. Визначення основних результативних областей.

3. Постановка цілей.

4. Контроль перерв у роботі.

5. Планування та визначення пріоритетів.

6. Уникання відтягування.

7. Участь і /чи організація корисних нарад.

8. Зосередженість і концентрація.

9. Делегування.

10. Налагоджені методи роботи.